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Suplementos del tiempo de trabajo

SUPLEMENTOS DEL TIEMPO DE TRABAJO

Una vez hemos identificado y medido todos los elementos que componen un determinado trabajo tenemos la necesidad de aplicar una serie de suplementos con el fin de que el tiempo obtenido corresponda con la realidad.

Algunos de estos suplementos se deben aplicar obligatoriamente, mientras que otros se aplicarán dependiendo de las circunstancias.

SUPLEMENTOS POR DESCANSO

Este suplemento se aplica para que el trabajador se pueda reponer del cansancio físico y psicológico que produce el trabajo. Dicho de otro modo, un trabajador no podría trabajar ininterrumpidamente durante toda la jornada de trabajo. Su aplicación es obligatoria.

Existen diferentes tablas para calcular este suplemento. Una de las más utilizadas es la que consta en el libro “Introducción al Estudio del Trabajo”, publicado por la Oficina Internacional del Trabajo.

Este suplemento consta de 3 partes; Necesidades personales (4%-7%) es el tiempo destinado a cubrir necesidades personales (beber, ir al servicio, etc). Una de las características que diferencia este suplemento del resto es que el operario tiene derecho a ausentarse del puesto de trabajo. Fatiga básica, que suele cifrarse en un 4% y corresponde a la compensación por realizar trabajos ligeros sin esfuerzos especiales. Por último, el suplemento de descanso tiene la parte de fatiga complementaria y esta parte variará según las características específicas del trabajo (postura, condiciones ambientales, monotonía, tedio, esfuerzo, tensión visual, tensión mental, ruido, agua, polvo, ciclo breve, vibraciones, ropa molesta, concentración, etc)

OTROS SUPLEMENTOS

SUPLEMENTOS POR CONTINGENCIAS

En ocasiones, durante el trabajo existen ciertas deficiencias o interrupciones que aparecen de un modo aleatorio y que son difíciles de evitar. En estos casos es mucho más práctico hacer una estimación del volumen de estas incidencias y añadirlas al tiempo de trabajo.  En cualquier caso, si detectamos que estas incidencias suponen un volumen de tiempo importante deberemos actuar estabilizando el método de trabajo.

SUPLEMENTO POR HERRAMIENTAS

Es un tiempo que se concede para el mantenimiento de las herramientas en estado óptimo de trabajo.

SUPLEMENTO POR INTERFERENCIAS

Tiempo añadido debido al tiempo de inactividad producido por las interferencias de máquinas que paran simultáneamente.

SUPLEMENTO POR TIEMPO NO OCUPADO

Margen que se añade al tiempo de trabajo cuando la inactividad es debida al proceso y no al operario.

SUPLEMENTOS POR RAZONES POLÍTICAS

A veces la empresa decide poner un incentivo a la producción y parte de una situación en la que no había control de tiempos. Al medir los tiempos de trabajo se comprueba que el rendimiento actual es bastante bajo debido a que no existe la costumbre de trabajar teniendo en cuenta el tiempo. Para que los trabajadores puedan obtener algún premio se establece una compensación temporal hasta alcanzar los niveles deseados de productividad.

Descarga aquí un libro Excel que te facilitará el cálculo del suplemento de descanso.

Información obtenida de la obra “Introducción al Estudio del Trabajo (cuarta edición revisada)”, Oficina Internacional del Trabajo.

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¿PARA QUÉ NECESITO INDICADORES DE GESTIÓN EN MI NEGOCIO?

Si no mides no puedes mejorarProbablemente te sometas a un chequeo médico anual con el objetivo de conocer tu estado de salud.

Vas al médico y este observa tu aspecto exterior y controla tu estado de salud a través de los resultados de unos análisis de orina y sangre.

El resultado de los análisis no son otra cosa que un conjunto de INDICADORES que, comparados con unos valores de referencia, nos mostrarán de un modo sencillo si estamos sanos, o no.

Pues bien, me parece que no os tengo que convencer de que la empresa es un organismo vivo. Nace, crece, se desarrolla y muere.

Y la empresa, desde luego, goza de un determinado estado de salud. Tal como hemos visto antes, es importante controlar el estado de salud de la empresa y, para ello, lo más sencillo y práctico es crear un sistema de indicadores de gestión que nos permitan conocer cómo se encuentra cada órgano y sistema de nuestra organización y compararlo con unos valores de referencia que previamente habremos definido.

Los indicadores de gestión, no solo nos mostrarán el nivel de salud, también servirán para controlar si estamos alcanzando los objetivos marcados.

De todos es sabido que “solo se puede mejorar aquello que se puede medir”. Por lo tanto, cada objetivo definido debe tener, por lo menos, un indicador de seguimiento.

Los indicadores nos ayudarán a tomar decisiones y a detectar rápidamente  desviaciones sobre lo previsto. Vale la pena recordar que actuar sistemáticamente ayuda en gran medida al ahorro de costes y al aumento de la eficiencia.

¿QUÉ ES UN INDICADOR?

Un indicador es una relación entre variables, ya sean cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de la situación observada, respecto a unos objetivos definidos.

CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES

Los indicadores deben ser suficientemente PRECISOS. Ni más, ni menos.

Adoptarán la FORMA necesaria (porcentaje, tanto por uno, valor absoluto, etc)

Se elaborarán con la FRECUENCIA adecuada (anualmente, semanalmente, diariamente, etc)

Tendrán una DIMENSIÓN establecida (por ejemplo, se comparará un año respecto a otro, un mes respecto a otro, …)

Tendrán siempre el mismo ORIGEN. Es decir, la información la obtendremos siempre de la misma fuente para que el resultado sea coherente.

Se definirán los VALORES DE COMPARACIÓN con el fin de saber ante que desviación debemos actuar.

También se determinará la RELEVANCIA. O sea, las acciones a tomar alcanzado determinado valor de desviación.

Serán OPORTUNOS. De nada vale conocer una desviación si ya no tenemos margen para actuar.

ENEMIGOS DE LOS INDICADORES

enemigos de los indicadores

¿QUÉ PUEDO OBTENER DE UN SISTEMA DE INDICADORES?

  • Disponer de un sistema de “pre-alarmas”.
  • Conocer la productividad de los recursos.
  • Conocer las tendencias del comportamiento productivo.
  • Establecer marcadores de eficiencia.
  • FACILITAR LA TOMA DE DECISIONES.

EJEMPLOS DE INDICADORES

ÍNDICE FACTURACIÓN VENTAS (IFV)

Nuestra empresa ha definido un objetivo: “incrementar la facturación de ventas del año pasado en un 5%”

Las ventas del año pasado fueron de 100.000€ y esperamos alcanzar unas ventas para este año de 105.000€.

Utilizaremos la siguiente fórmula:

IFV = ((VTAS0 / VTAS-1) – 1,05) *100

Donde:

IFV = Índice Facturación Ventas

VTAS0 = Acumulado ventas año actual. Se anotará el acumulado de la base imponible (expresado en euros)

VTAS-1 = Acumulado ventas año anterior. Se anotará el acumulado de la base imponible (expresado en euros)

Este indicador se elaborará la primera semana del mes siguiente. Se entregará a Gerencia, Dirección de Producción y Dirección Comercial.

Se establece un umbral igual o mayor de cero. Si el indicador es inferior a cero se adoptarán medidas correctoras.

Veamos el ejemplo numéricamente:

indicador ventas

Vemos que en enero y febrero el indicador es inferior a cero, por lo que se establecen acciones para corregir esta desviación. Una vez aplicadas, vemos que en marzo la desviación pasa a un valor positivo.

INDICADOR DE POLIVALENCIAS DEL PERSONAL (IPP)

Nuestra empresa es consciente de la importancia de que el personal sea polivalente para poder dotar de flexibilidad a nuestra capacidad productiva.

En este caso, disponemos de 6 puestos de trabajo y de 5 trabajadores.  Definimos el IPP como el grado de polivalencia del personal. Se mide del siguiente modo:

El responsable de producción rellena, dos veces al año, un cuestionario donde se cruzan todos los operarios con cada uno de los puestos de trabajo. (Ver tabla de ejemplo)

indice polivalencias personal

La puntuación se adjudica utilizando el siguiente criterio:

0 –  No conoce el puesto de trabajo.

1 – Ha estado en alguna ocasión.

2 – Conoce el puesto de trabajo.

3 – Domina el puesto de trabajo.

Hemos definido dos objetivos para este año:

  • La polivalencia total para este año deberá alcanzar, como mínimo 45 puntos.
  • La puntuación mínima para cada puesto será de 8 puntos, siendo al menos dos de los valores de 3 puntos.
  • Cada operario deberá tener una puntuación mínima de 8 puntos, siendo al menos dos de los valores de 3 puntos.

A través de la tabla que se elaboró en julio del 2012 vemos claramente que los operarios 1, 4 y 5 deben incrementar su polivalencia. Además los puestos 2, 3 y 6 deben reforzarse. A partir de esta información se deben concretar una serie de acciones encaminadas a lograr los objetivos establecidos.

POR ÚLTIMO

Y, por último, ¿Por qué no aplicar estos conceptos a tu desarrollo personal?

Me encantaría recibir tus comentarios.

Enrique Álvarez Negosheva

info@organizapymes.com

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La importancia del tiempo en la empresa

¿Crees que es valioso el tiempo en tu empresa?laimportancia del tiempo

El tiempo, en sí mismo, no es un recurso. Lamentablemente no puedes comprar tiempo. Sin embargo, a través de él corren todos los recursos A TODA VELOCIDAD.

Contratamos los servicios por horas, retribuimos a los empleados mensualmente, pagamos los impuestos periódicamente, servimos los pedidos en n días, etc. Cualquier actividad de la empresa que nos viniera a la mente tendría una relación directa con el factor tiempo.

Podríamos llegar a decir que la correcta gestión del tiempo determinará los beneficios de tu empresa. Desarrolla nuevos productos rápidamente, prodúcelos más rápido aun y distribúyelos como un rayo y tu negocio será un éxito.

El cliente no tiene paciencia. Quiere su producto YA. Si no se lo das tú, se lo comprará a tu competencia.

Siendo esto así, ¿Conoces y controlas los tiempos en tu empresa?

Solamente un 5% por ciento del tiempo que le dedicas a tu producto le aporta valor añadido. El 95% restante está esperando, desplazándose de un lado para otro, se inspecciona, etc.

¡Enhorabuena! ¡Estás de suerte!  Esto significa que tienes muchas oportunidades de mejora. Recuerda, no se puede mejorar aquello que no se puede medir.

Vale, pero, ¿Por dónde empiezo?

Empieza por lo más importante. Es decir, lo que te está consumiendo más recursos, el proceso que está estrangulando el flujo de producción, el puesto más conflictivo.

Y, ¿Cómo lo mido?

Existen diferentes sistemas. Los comento:

Tiempos estimados: El experto conoce aproximadamente los tiempos necesarios para realizar una tarea. Este sistema no es el más recomendable ya que puede incluir muchas imprecisiones.

Tiempos históricos: Nos basamos en tiempos invertidos en el pasado. Este es más peligroso que el anterior.

Muestreo estadístico: Este sistema es muy recomendable en determinados casos. Por ejemplo, para tener una idea aproximada de la utilización de la maquinaria, conocer la actividad media del taller, etc. Debe aplicarse con rigor para obtener buenos resultados.

Cronometraje: Sistema de medición que combina un aceptable grado de precisión. Es el más acertado cuando el método de trabajo no está muy estabilizado.

Tiempos predeterminados: Existen numerosos sistemas, siendo el M.T.M. y el MOST los de mayor difusión en nuestro entorno. Son bastante precisos, siempre y cuando el método de trabajo esté bastante estabilizado. Es conveniente filmar los procesos para facilitar el análisis.

Tiempos estándar: Son tablas de tiempos que previamente se han obtenido mediante alguna de las técnicas anteriores.

Por último, solamente recordar que el tiempo es una consecuencia de aplicar un determinado método. Por lo tanto, antes de medir ningún proceso se debe definir, con la mayor precisión posible el método de trabajo en cuestión.

¡Ánimo! Cuanto antes empieces, antes conseguirás resultados.

Enrique Álvarez Negosheva

Correo: info@organizapymes.com

Web: www.organizapymes.com

Blog: https://organizapymes.wordpress.com/

Facebook: https://www.facebook.com/Organizapymes

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COMO OPTIMIZAR EL TIEMPO DE TRABAJO

Definimos como tiempo de trabajo, aquel que se tarda para realizar una tarea. Este tiempo puede contemplarse desde la perspectiva del tiempo de mano de obra, o bien, desde el tiempo invertido por algún recurso.En el primer caso hablaremos de horas de trabajo y en el segundo de horas-máquina.

Pero, ¿de qué se compone el tiempo de trabajo? Pues, fundamentalmente se compone de cuatro partes:

1-      Contenido básico del trabajo. Es la cantidad de trabajo invertido en una unidad de producción en condiciones idóneas.

2-      Trabajo suplementario debido a un mal diseño del producto, a una mala utilización de materiales o a una mala definición de las normas de calidad.

3-      Trabajo suplementario debido a métodos ineficientes de producción. Distribución del espacio de trabajo ineficiente, manipulaciones inadecuadas, pérdidas de tiempo por cambios de formato, métodos de trabajo mejorables, deficiente control de existencias, etc.

4-      Trabajo suplementario por faltas de asistencia de los empleados, trabajo mal ejecutado o trabajo inseguro o insalubre.

CONTENIDO DEL TIEMPO DE TRABAJO

La información anterior nos lleva a la conclusión de que se despilfarra gran parte del tiempo y, por lo tanto, gran parte de los recursos. Además, podemos añadir que la responsabilidad de este despilfarro es de la organización.

¿Cómo podemos disminuir el despilfarro?

Vamos a enumerar los diferentes motivos de despilfarro dando alguna indicación de cómo mejorarlos:

  • Diseño del producto. Simplificar y normalizar el diseño del producto. Eliminar modelos que no tengan una venta suficiente.
  • Aprovechamiento de los materiales. A la hora de diseñar el artículo y su proceso tener en cuenta el grado de aprovechamiento de los materiales.
  • Normas de calidad correctas. Definir correctamente los parámetros de calidad. La calidad por exceso incrementa el trabajo, mientras que por defecto incrementa los rechazos y retrabajos.
  • Utilización adecuada del espacio de trabajo. Analizar la distribución en planta estudiando los recorridos de los productos, materiales y personas para llegar a la distribución óptima, evitando desplazamientos innecesarios.
  • Manipulación adecuada de los materiales. Adecuar los medios de transporte y manipulación para una óptima gestión de los materiales, reduciendo el tiempo y el esfuerzo.
  • Optimización de los cambios de formato. Mejorar la planificación y el control de producción para reducir el número de cambios de tareas. Normalizar los procesos y los productos para mejorar el tiempo de cambio.
  • Implantación de métodos de trabajo eficientes. El estudio de los métodos de trabajo nos permitirá reducir los ciclos e incrementar el aprovechamiento de los recursos.
  • Control de las existencias. Establecer mecanismos de control de las existencias con el fin de reducir al máximo el nivel de inventarios necesario para desarrollar la producción.
  • Mantenimiento productivo. Implantar procedimientos de TPM (mantenimiento productivo total) con la finalidad de garantizar el funcionamiento eficiente de la maquinaria y un alargamiento de la vida útil.
  • Mejora del absentismo. Conseguir una dirección del personal que permita la participación y consiga que los empleados se sientan integrados en un entorno de trabajo satisfactorio.
  • Trabajos ejecutados adecuadamente. Desarrollar planes de capacitación del personal garantizará una correcta ejecución de las tareas, consiguiendo el nivel de productividad, calidad y seguridad adecuados.
  • Garantizar un entorno de trabajo seguro. La seguridad en el trabajo es una inversión. Los métodos de trabajo deben evitar los accidentes, sobreesfuerzos, sobrecargas, posturas forzadas y cualquier otro aspecto que pueda incidir negativamente en la salud del trabajador.

Una vez enumerados todos los aspectos que inciden en la generación de despilfarros le corresponde a cada empresa definir un plan de actuación con el objetivo de ir mejorando cada uno de ellos.

Enrique Álvarez Negosheva

info@organizapymes.com

www.organizapymes.com “La organización al alcance de las pymes”

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¿POR QUÉ NECESITA OBJETIVOS MI EMPRESA?

Permítanme que empiece al revés, ¿puedo gestionar mi empresa sin objetivos? Una empresa sin objetivos es como un barco a la deriva; se mueve a merced del viento, las mareas y las olas sin un rumbo fijo, con lo cual puede embarrancar o hundirse en cualquier momento. No dirige su destino.

Dirige tu negocio hacia el éxito

Decide el rumbo que llevará al éxito tu negocio

Estoy seguro que no es esta la imagen que desea de su empresa. Hay que agarrar el timón, consultar el mapa, la brújula, comprobar que disponemos de combustible y víveres suficientes y marcar un destino al que llegar en un tiempo determinado. Es decir, hay que establecer objetivos y asignar los medios necesarios para conseguirlos.

 

Es necesario definir objetivos ya que muchas empresas y personas están más preocupadas en trabajar que en producir resultados.

Vale la pena recordar que cuando no se tiene un objetivo el trabajo puede ocupar todo el tiempo disponible. La Ley de Parkinson afirma que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”

¿Qué es un objetivo?

Es un compromiso con la finalidad de obtener un resultado concreto en un momento determinado.

¿Cómo deben ser los objetivos?

Los objetivos deben ser SMART

S: Específicos (Specific)

M: Medible (Measurable)

A: Alcanzable (Achievable)

R: Realista (Realistic)

T: Temporizados (con un plazo de ejecución) (Time-related)

Además, deberían ser: Pertinentes, Motivadores, Comprensibles y Comprometedores.

Es decir, un objetivo NO sería: “vender más” sino “Durante el 2013 vender un 10% más que en el 2012, manteniendo la rentabilidad por cliente por encima del 10%”

A la hora de fijar un objetivo debemos responder, entre otras, a las siguientes preguntas: ¿Qué se debe hacer? ¿Cómo mediré los resultados? ¿Cuál es la fecha para lograr los objetivos?

Sé certero en tu planificación

Los objetivos deben constituir un reto y una innovación. Debe existir un sistema de incentivos ligado a los objetivos. Para poder llevar un seguimiento cada objetivo debe tener de, al menos, un indicador. Los objetivos son un elemento fundamental para el compromiso de las personas con la organización y no olvidemos que el resultado se garantiza a través del compromiso de las personas.

En los objetivos se deben definir tanto los aspectos cuantitativos como cualitativos. La ética debe estar por delante del premio. Es decir, el objetivo no debe ser un fin en sí mismo. Hay que considerar los medios utilizados para alcanzar le fin.

¿Qué es un sistema de Administración Por Objetivos (APO)?

APO es un sistema de gestión y planificación de la actividad orientado a resultados. Nos obliga a reflexionar sobre hacia donde nos dirigimos y cómo vamos a conseguir alcanzar las metas establecidas, a corto, medio y largo plazo. Más importante todavía, nos obliga a concretar numéricamente los pasos a realizar para llegar a la meta. Consigue mejorar la eficiencia de la organización ya que elimina duplicidades y canaliza todos los esfuerzos en una misma dirección. APO hace la organización coherente y actúa de instrumento de motivación y participación.

APO pretende mejorar los objetivos de la empresa alineando los objetivos personales con los objetivos generales de la organización. Es imprescindible el compromiso de la Dirección y que la empresa posea  una estructura de responsabilidades bien organizada.

Mediante APO se pretende mejorar el rendimiento de la organización a través de la alineación de todos los esfuerzos.  Hay que controlar que el sistema de incentivos no llegue a corromper la cultura empresarial, ni fomente el deterioro de las relaciones interpersonales, ni promover comportamientos faltos de ética.

Como cualquier sistema de incentivos se ha de controlar la perversión del mismo. El ciclo de vida de cualquier sistema de incentivos está en relación directa al grado de control sobre el mismo. Hay que encontrar el equilibrio justo y tener en cuenta que ningún sistema de incentivos se mantiene incorrupto por mucho tiempo.

Hay que tener en cuenta que APO es un sistema de dirección, no un sistema de retribución. El sistema de retribución ha de ser una herramienta de APO, no un fin.

administracion por objetivos Con la crisis, APO es más necesaria que nunca ya que las empresas deben enfocarse en unas prioridades concretas y alinear todos sus recursos en ellas.

 ESQUEMA DE APO

  • La Dirección define objetivos estratégicos a largo y corto plazo. Los transmite al resto de departamentos. También define las reglas del juego. Es decir, como se controlarán los objetivos, como se asignarán los recursos, como se gestionarán las incidencias, como se premiarán o penalizarán los resultados, etc.
  • Cada Departamento define y acuerda sus objetivos, los cuales deben estar alineados con los Objetivos Generales.
  • Periódicamente se controlan  y gestionan las desviaciones, decidiendo las medidas a tomar. Hay que tener en cuenta que los objetivos no deben ser inamovibles.

Según Peter Drucker, creador de APO a mediados del siglo XX, un sistema de Administración por Objetivos debe medir:

  • La posición de la empresa en el mercado, en función del mercado potencial que dispone.
  • La innovación de productos, servicios y procesos.
  • La productividad.
  • La rentabilidad.
  • El rendimiento y la actitud de los trabajadores.
  • La responsabilidad social de la empresa.

Si no utilizamos APO la organización repite esfuerzos, deja de alcanzar objetivos y se distraen recursos en actividades y tareas no relacionadas con la finalidad del sistema.

Espero que este artículo te haya servido para reflexionar acerca de la importancia de los objetivos en el éxito de tu negocio.

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TU COCHE TIENE UN CUADRO DE MANDOS ¿Y TU NEGOCIO?

panel de control

Cada vez que subes a tu coche sabes si tienes gasolina (energía) para llegar a tu destino, conoces la temperatura exterior y del habitáculo, el consumo y el coste por kilómetro recorrido, la velocidad y te avisa si no te has puesto el cinturón de seguridad para que conduzcas seguro. Además, si utilizas un navegador, sabes donde está tu destino, cuanto tardarás en alcanzarlo y la mejor ruta, o la más económica.

Estos son solamente algunos de los ejemplos, pero estoy seguro que se te pueden ocurrir muchos más. ¿Te comprarías un coche sin cuadro de mando?

Y en tu negocio, ¿tienes un cuadro de mando? ¿Se te ocurre alguna razón para no tenerlo? ¿Y para tenerlo? ¿No te gustaría conocer el estado de tu empresa cada vez que entras en ella?

¿Y por qué no lo tienes ya?

Vamos por partes.

¿Qué es un CM (Cuadro de Mando)?

Es una herramienta ofimática que muestra de modo sintetizado los indicadores clave de funcionamiento de tu negocio.

Existen varios tipos en función de la perspectiva que se quiera adoptar (desde el cliente, desde los procesos, desde la formación, etc) . Según los valores que reflejes en el gráfico, lo podemos llamar Cuadro de Mando Integral, Cuadro de Mando Operativo, etc. En cualquier caso es un conjunto de indicadores clave de tu negocio que, de un golpe de vista, te permite saber si están bien o, por el contrario, si hay alguno que falla.

¿Cómo lo construyo?

1-      Coge una hoja en blanco

2-      Divide la hoja en tantas partes como áreas o conceptos quieras controlar. Nosotros vamos a proponer un Cuadro de Mando Operativo y elegimos las áreas de Finanzas, Calidad, Ventas, Producción y Almacén.

3-      Escribe en cada área los aspectos fundamentales de funcionamiento. Por ejemplo, para el área de finanzas: pagos previstos del mes respecto a ingresos previstos, ratio de liquidez, coste de financiación, rentabilidad, … Para Calidad: porcentaje de rechazos, número de no conformidades, conformidades resueltas, número de mejoras, … En ventas: total clientes nuevos, porcentaje de clientes respecto al total de la cartera de clientes, venta media… Producción: total de artículos fabricados, horas no productivas respecto al total de horas, porcentaje de absentismo, … Almacén: rotación del stock, valor del almacén de materias primas, producto en curso y producto terminado..

4-      Establece indicadores de seguimiento de los conceptos apuntados en el punto 3 y definir objetivos a alcanzar para cada uno de ellos.

5-      Monta el circuito de información, lo más sencillo posible. Existen productos en el mercado que se ocupan de este trabajo y dependerá de la capacidad de inversión de cada empresa. De todos modos, se puede crear un sistema con las herramientas ofimáticas y un poquito de dedicación.

6-      Actúa cuando un indicador se sale de los márgenes previstos.

CUADRO DE MANDO

Espero que la información te haya parecido interesante. Espero tus comentarios.

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